Dalam dunia ekspor dan impor, kita sering mendengar adanya denda yang dikenakan kepada pemilik barang, baik dari instansi pemerintah maupun denda yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan pelayaran (shipping line).
Mengenal Demurrage
Demurrage adalah biaya yang sangat umum ketika melakukan perdagangan internasional. Ada biaya yang cukup besar terkait demurrage dalam rantai pasokan. Untuk menghindari biaya demurrage, Anda harus mengetahui alasan dan penyebab demurrage. Ada banyak alasan untuk biaya Demurrage. Tapi semua penyebab itu 100% tidak bisa dihindari. Karena beberapa alasan tidak dapat diprediksi dan juga dapat dihindari. Akan lebih berguna untuk mengetahui alasan biaya demurrage yang dapat dihindari dan tidak dapat dihindari.
Demurrage adalah batas waktu pemakaian peti kemas di dalam pelabuhan (container yard).Untuk barang impor, batas waktu dihitung sejak proses bongkar peti kemas (discharges) dari sarana pengangkut/ kapal hingga peti kemas keluar dari pintu pelabuhan (get out). Sedangkan untuk barang ekspor, batas waktu pemakaian peti kemas dihitung mulai dari pintu masuk pelabuhan (get in) sampai peti kemas dimuat (loading) ke atas sarana pengangkut/ kapal.
Direktur Kepabeanan Internasional dan Antar Lembaga Bea Cukai Robert Leonard Marbun, menjelaskan bahwa pengenaan denda oleh shipping line sebagai pemilik peti kemas kepada penyewa peti kemas atau pemilik barang, baik importir maupun eksportir umumnya terjadi karena adanya keterlambatan pengembalian peti kemas kepada pihak perusahaan pelayaran.
“Tidak semua denda yang dikenakan kepada importir dan eksportir berasal dari instansi pemerintah. Denda juga bisa berasal dari pihak perusahaan pelayaran. Untuk menghindari tambahan biaya yang tidak perlu, baiknya importir,eksportir, dan masyarakat mengenal demurrage,” ujar Robert.
Mengapa Terjadi Demurrage
Batas waktu pemakaian peti kemas yang diberikan oleh pihak perusahaan pelayaran bervariasi, tergantung perusahaan pelayaran yang digunakan. Secara umum,pihak perusahaan pelayaran memberikan batas waktu penggunaan peti kemas antara 7-10 hari semenjak kapal atau barang tiba di pelabuhan.
“Selama batas waktu yang ditentukan,pihak penyewa peti kemas harus mengembalikan peti kemas dalam keadaan kosong kepada perusahaan pelayaran tersebut. Apabila pihak penyewa peti kemas tersebut melebihi batas waktu yang telah ditentukan, maka pihak perusahaan pelayaran akan mengenakan biaya atau denda yang besarnya juga bervariasi, tergantung perusahaan pelayaran yang digunakan,” jelasnya.
Dalam hal lain,perusahaan pelayaran juga dapat memberikan kelonggaran waktu pengembalian peti kemas kepada pihak penyewa. Kelonggaran waktu tersebut bisa lebih dari batas waktu yang telah ditentukan diatas. Kelonggaran waktu pengembalian peti kemas tersebut sering dikenal dengan istilah Free Time Demurrage. Free time bisa diberikan lebih dari 10 hari sampai dengan 21 hari, sesuai kesepakatan antara pihak penyewa dengan perusahaan pelayaran. Free time biasanya diberikan karena pertimbangan tertentu, misalnya barang yang dikirim mempunyai kesulitan pembongkaran, tempat penerima barang relatif jauh atau merupakan barang yang memerlukan pemeriksaan fisik dan diperkirakan memakan waktu yang relatif lama, dan lain sebagainya.
“Sebenarnya banyak faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pengembalian peti kemas kepada pihak perusahaan pelayaran, terjadinya kongesti atau penumpukan peti kemas yang berlebih di pelabuhan, barang impor maupun ekspor ternyata terkena larangan dan pembatasan sehingga memerlukan waktu yang relatif lama dalam pemenuhan persyaratan perizinan dari instansi terkait. Oleh sebab itu pihak penyewa peti kemas dalam hal ini pemilik barang harus dapat memperkirakan waktu pergerakan peti kemas sampai dengan peti kemas dikembalikan kepada perusahaan pelayaran,” pungkasnya.
Penyebab Demurrage
Berikut 7 alasan demurrage yang paling sering dilakukan:
- Keterlambatan penerima barang/importir;
- Kegagalan dokumen dan kehilangan dokumen untuk bea cukai;
- Dokumen yang salah atau tidak lengkap untuk bea cukai;
- Perselisihan antara pemasok dan pembeli;
- Keterlambatan yang terjadi untuk proses pemeriksaan kepabeanan;
- Pemogokan pelabuhan atau hal-hal terkait ketenagakerjaan lainnya di pelabuhan;
- Keterlambatan karena peralatan yang tidak mencukupi atau kegagalan peralatan di pelabuhan atau terminal;
- Ketakutan atau bencana alam di terminal atau pelabuhan;
- Selanjutnya, kami akan mengidentifikasi setiap alasan satu per satu.
Tips Menghindari Demurrage
Apabila Keterlambatan Penerima barang/importir
Setelah kiriman tiba di pelabuhan tujuan, penerima barang atau importir harus membersihkan kiriman lebih awal. Untuk itu perlu memiliki dokumen yang benar dan perlu mengalokasikan anggota CHA atau pengirim barang untuk menyelesaikan kiriman Anda tepat waktu. Terkadang penerima barang tidak mengetahui tentang kedatangan kiriman (ETD dan ETA) dan mereka tidak mengalokasikan persyaratan kliring pada waktu yang tepat dan tepat waktu.
Dalam hal pengapalan memerlukan surat izin dan izin dari otoritas setempat, karena tidak mengetahuinya, penerima barang mengajukan permohonan persetujuan setelah pengapalan tiba di pelabuhan. Sehingga terjadi keterlambatan di pelabuhan saat kliring kiriman.
Jika penerima barang tidak mengalokasikan penyedia transportasi tepat waktu izin pengiriman tertunda di pelabuhan.
Dalam beberapa kasus perlu mengatur jaminan pengiriman atau bank garansi untuk proses izin pengiriman. Jika penerima barang tidak mengatur hal-hal tersebut sebelum kiriman tiba di pelabuhan, maka akan terjadi penundaan di pelabuhan.
Pada akhirnya penundaan terjadi di pelabuhan yang berarti Anda harus menyimpan kiriman Anda di lokasi penyimpanan pelabuhan, halaman peti kemas, atau gudang. Jadi Anda harus membayar biaya tambahan untuk fasilitas penyimpanan setelah hari bebas itu disebut demurrage.
Bagaimana menghindari Keterlambatan penerima barang/importir?
Setelah kiriman tiba dari gudang pengirim, importir/penerima harus menindaklanjuti kiriman setiap hari. Karena ada beberapa situasi tak terduga yang dapat menunda kiriman Anda. Jika Anda terus memperbarui dan mengalirkan detail kiriman, Anda akan membantu mempersiapkan kedatangan kiriman.
Untuk mengetahui pembaruan pengiriman, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pelacakan pengiriman atau perangkat lunak pelacakan kontainer. Sebagian besar waktu operator atau jalur pelayaran Anda menawarkan fasilitas pelacakan. Anda bisa mendapatkan keuntungan dari pelacakan pengiriman.
Jalur pelayaran dan pengirim barang mengirimkan pemberitahuan kedatangan kiriman sebelum kiriman tiba di pelabuhan tujuan. Anda bisa mendapatkan gambaran tentang kiriman Anda dengan mengacu pada ETD dan ETA dari pemberitahuan kedatangan kiriman. Ketika Anda tidak memiliki akses ke perangkat lunak pelacakan pengiriman, Anda dapat menindaklanjuti detail pengiriman Anda dengan pengirim barang atau agen jalur pengiriman Anda melalui telepon atau email.
Tindak lanjut yang terus-menerus ini membantu mengurangi keterlambatan di pelabuhan karena kegagalan dokumentasi atau ketidakhadiran penyedia logistik.
Saat membeli barang atau mengatur pengiriman tahap pertama, Anda perlu mengidentifikasi apakah dokumen pengiriman relevan dengan kiriman Anda. Saat mengimpor atau mengekspor barang yang termasuk dalam barang yang dibatasi, Anda perlu mengajukan permohonan persetujuan otoritas lokal.
Apabila Kegagalan Dokumen dan Kehilangan Dokumen untuk Bea Cukai
Untuk proses bea cukai, ada dokumen wajib dalam pengiriman, seperti faktur komersial, Bill of lading, daftar pengepakan, sertifikat asuransi, dan detail pembayaran seperti salinan TT, LC, dan DP.
Dokumen bervariasi dari pengiriman ke pengiriman itu tergantung pada jenis kargo dan persyaratan negara pengimpor dan pengekspor juga. Beberapa negara memerlukan sertifikat negara asal. Kalau ada perjanjian dagang perlu dilampirkan juga. Beberapa kargo khusus memerlukan izin dan persetujuan dari otoritas lokal. Salah satu kesalahan umum kegagalan dokumen terjadi saat mengimpor item dalam kategori terbatas. Karena penerima barang mengetahui persyaratan sertifikat atau lisensi pada saat bea cukai. Jadi penerima barang perlu menunggu untuk menerima persetujuan atau lisensi dari otoritas terkait. Itu membuat penundaan. Dan juga itu membuat alasan untuk membayar demurrage.
Terkadang mungkin ada keterlambatan dalam menerima dokumen pengiriman dari pemasok. Hal ini terjadi karena pemasok berada di luar negeri dan dia harus mengirim menyerahkan dokumen sesegera mungkin kepada pembeli. Pemogokan pos atau alasan apa pun dapat terjadi dalam keterlambatan dokumen yang diterima sebelum kiriman tiba di pelabuhan tujuan. Misalnya, selama musim pandemi Covid 19, masalah penerimaan dokumen menjadi masalah besar. Sehingga mempengaruhi proses bea cukai.
Dokumen hilang selama layanan kurir adalah situasi yang sangat umum terjadi pada demurrage yang terjadi karena keterlambatan proses izin pengiriman pelabuhan.
Sebagai inovasi industri pelayaran, diperkenalkan tagihan elektronik untuk mengurangi kegagalan dokumentasi pada saat izin pelabuhan. Bill of lading elektronik adalah solusi yang bagus untuk dokumen dan keamanan yang hilang, dan juga efisiensi berbagi dokumen.
Apabila Dokumen Kepabeanan yang Tidak Benar atau Tidak Lengkap
Proses bea cukai perlu memiliki satu set dokumen yang akurat. Jika bea cukai telah mengidentifikasi satu dokumen Anda menunjukkan detail yang salah, seluruh kiriman Anda tidak dapat diselesaikan sampai dokumen yang salah diperbaiki.
Misalnya, kode HS terutama dipertimbangkan dalam pengiriman. Kode HS sama dengan semua dokumen. Jika tidak, Anda tidak dapat melepaskan kiriman dari bea cukai. Demikian juga, mungkin ada banyak kesalahan dokumentasi.
Untuk menghindari kesalahan dokumentasi di pelabuhan sebelum proses izin pengiriman sebagai perusahaan penerima barang atau pengiriman barang atau agen CHA, Anda perlu memeriksa dan membaca set dokumen Anda secara mendetail. Kemudian Anda dapat mengidentifikasi kesalahan dan dengan dukungan suplier Anda dapat memperbaiki beberapa detail dan Anda dapat menemukan cara untuk memperbaiki kesalahan dokumentasi dengan cara yang legal. Perencanaan yang tepat dan persiapan izin kiriman yang tepat sebelum kedatangan kiriman dapat menghindari waktu yang dihabiskan di pelabuhan. Jika tidak, Anda bertanggung jawab untuk membayar lebih banyak biaya demurrage sebagai biaya yang tidak perlu.
Sengketa Antara Pemasok dan Pembeli
Suplier bertanggung jawab untuk mengirimkan dokumen yang akurat sesegera mungkin kepada pembeli. Dan pemasok perlu menginformasikan detail ETD dan ETA kepada pembeli. Dan juga sesuai dengan incoterm dari tanggung jawab pengiriman dan pembagian risiko antara pemasok dan pembeli. Jadi pemasok dan pembeli bertanggung jawab untuk memainkan peran mereka sesuai dengan incoterm.
Ketika bea cukai memerlukan dokumen tambahan yang terkait dengan ekspor, pemasok bertanggung jawab untuk segera meminta barang. Jika terjadi perselisihan antara suplier dan pembeli maka bea cukai akan tertunda secara otomatis. Kemudian pembeli harus membayar biaya demurrage untuk tambahan hari penyimpanan pengiriman di pelabuhan.
Untuk harga izin pengiriman perlu memiliki kolaborasi dan koordinasi yang lebih baik dari penempatan pesanan hingga penerimaan pengiriman ke depan pintu pembeli. Karena perdagangan internasional bukanlah operasi satu sisi. Ini adalah kerja tim atau kerja kelompok karena banyak pihak yang terlibat dalam proses impor dan ekspor. Terutama pemasok dan pelanggan dan penyedia transportasi terkait lainnya, seperti perusahaan ekspedisi, perusahaan pelayaran, bea cukai, truk, dan penyedia logistik lainnya, bank, penyedia asuransi dan sebagainya.
Ketika sampai pada proses bea cukai, pemasok pelabuhan harus mengirimkan dokumen yang relevan kepada pembeli sebelum kiriman tiba di pelabuhan. Dan juga sesuai dengan jangka waktu pengiriman dan pembayaran, pemasok dan pembeli harus memiliki pemahaman dan koordinasi yang lebih baik di antara mereka.
Keterlambatan yang Terjadi untuk Proses Pemeriksaan Kepabeanan
Dalam beberapa kasus, banyak waktu yang dibutuhkan untuk proses pemeriksaan pabean. Jika bea cukai memiliki keraguan tentang penipuan atau hal-hal lain, mereka akan meminta pemeriksaan lama. Berbelanja di pelabuhan tidak terduga dan tidak dapat dihindari. Jika melebihi hari bebas penyimpanan di pelabuhan, Anda harus membayar biaya demurrage.
Keterlambatan karena Pemogokan Pelabuhan atau Hal Lain yang Berhubungan dengan Ketenagakerjaan di Pelabuhan
Pemogokan buruh pelabuhan tidak bisa diprediksi sejak dini. Karena pemogokan, Anda harus menunggu kiriman Anda untuk waktu yang lama. Ini juga merupakan penyebab demurrage.
Bencana Alam atau Bencana Alam di Terminal atau Pelabuhan
Ketika terjadi banjir atau bencana lainnya mempengaruhi operasional pelabuhan serta bea cukai di pelabuhan. Penyebab ini dapat diprediksi dan tidak dapat dihindari. Misalnya, selama situasi pandemi covid 19 ada lebih banyak pengiriman yang tertahan di pelabuhan.
Kesimpulannya, Banyak alasan yang tidak dapat dihindari dan tidak dapat diprediksi. Jadi pada akhirnya Anda harus membayar biaya demurrage secara langsung atau tidak langsung. Meskipun Anda tidak dapat sepenuhnya menghindari biaya demurrage, Anda dapat mengurangi jumlah demurrage dengan mengetahui penyebab dan alasannya. Meskipun Anda dapat menghindari beberapa situasi pengabaian seperti kesalahan dan kegagalan dokumentasi. Untuk mengurangi jumlah demurrage, Anda harus mengikuti proper perencanaan dan pengaturan sumber daya sebelum ETA atau tanggal kedatangan pengiriman.
Sumber Data: